Tietosuojaseloste

Kemin Uimaseura ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Kemin Uimaseura ry (Y-tunnus 0190994-5), Kainuunkatu 13, 94100 Kemi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Minna Andersson, keminuimaseura@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Kemin Uimaseura ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ryhmäohjaaja, valmentaja, kilpailutoimitsija, hallituksen jäsen, ym.) osalta Kemin Uimaseura ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

  • Alaikäisen jäsenen osalta tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen

  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Valokuvaslupa

  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Laskuihin liittyvät tiedot

  • Valokuva

  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

  • Palkansaajista listataan myös henkilötunnus, tilinumero ja koulutustiedot

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Kemin Uimaseura ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään sähköisessä mudossa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään vuosi työsuhteen/tehtävän/luottamustehtävän päättymisestä.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.